Anticiper la clôture des comptes annuels

La majorité des entreprises clôture leur exercice au 31 décembre et les documents établis à cette date sont le bilan, un compte de résultat, une annexe pour le greffe du tribunal de Commerce et la déclaration fiscale pour les services des impôts. Les délais légaux sont larges (mai pour la déclaration fiscale) et fin juillet pour le dépôt des comptes au greffe. Les dirigeants des entreprises souhaitent disposer d’informations dans des délais plus courts. Aussi, la préparation des comptes de fin d’année doit être anticipée.

Nous sommes en octobre et un petit rappel peut être utile.

1. Les acteurs

Il est très fréquent de considérer que la clôture annuelle, c'est "l'affaire" uniquement du service comptable ou de l’expert-comptable. C'est une erreur !

En réalité, la comptabilité dépend de l'organisation de la société et de son dirigeant.

A titre d’exemple, la comptabilité pour refléter la réalité économique doit prendre en compte des opérations situées en amont, et détenues par les services opérationnels sur les propres outils :

• Les commandes et factures clients avec des éléments spécifiques à identifier (les avoirs, les litiges, les réductions, les retours,) 
• Les stocks et leurs caractéristiques pouvant induire des provisions 
• Les éléments de paye avec leurs régularisations, leurs éléments variables, les charges à payer pour des primes 
• Les investissements, les études, avec par exemples des informations sur les mises en service et donc les calculs d'amortissements 
• Les commandes d'achats, les litiges fournisseurs, les avoirs à recevoir...
• Les éléments juridiques avec les impacts possibles dans les comptes 

Toute l'entreprise est susceptible d’être concernée quelle que soit sa taille. 

Ne pas intégrer ce processus est risqué et oblige une gestion de l’urgence.

L'implication de la Direction Générale pour sensibiliser l'ensemble de l'entreprise aux enjeux de la clôture est essentielle.

Selon les entreprises, Il existe schématiquement deux modes d'organisation :

• Le premier consiste à effectuer tout au long de l'année une pratique continue des analyses, contrôles et inventaires comptables qui rend le travail de fin d'exercice courant car les résultats sont déjà appréhendés. Les travaux de clôture confirment les estimations préalables présentés dans des situations ou des reportings de gestion.
• Le second mode consiste à "attendre" la fin de l'exercice social pour effectuer les travaux d'inventaires et d'analyses. C'est alors "la grande agitation comptable" faite de demandes aux différents acteurs, de recherche de documents et de renseignements, d'aller et retours sur des sujets qui auraient pu trouver une réponse précédemment.

2. Le planning et la répartition des travaux 

Il s'agit d'identifier, par processus, les détenteurs d'information, de leur expliquer les données nécessaires à la comptabilité, le format éventuel, le mode de transmission, et d'inventorier les difficultés possibles.
Ce travail d'inventaire réalisé, il reste à établir le planning dont le détail dépendra du niveau de performance de l'organisation.

Chaque clôture est l'occasion de s’améliorer.

• Le planning de clôture doit constituer un véritable engagement de respect des délais et de qualité de l'information pour l'ensemble de l'entreprise.
• Une réunion de préparation est souvent utile pour que les principaux acteurs puissent se rencontrer avant les opérations elles-mêmes.

3. Les actions à réaliser pour faciliter la clôture des comptes

Les points comptables délicats d'une entreprise sont bien sûr spécifiques à chacune. Leur identification doit être prévue à l'avance et formalisée dans un plan d'action et un calendrier.

Les opérations suivantes peuvent être anticipées :

• Inventaire physique des immobilisations et évaluation des moins-values lattentes en cas de cession d’actifs
• Relance des clients et justification de l’encours
• Demande aux fournisseurs de transmettre les factures et des avoirs en fin d’année
• Suivi exhaustif des engagements pris avant la fin de l’exercice (bons de commande fournisseurs et clients)
• Etat des litiges clients et fournisseurs et formaliser des échanges pour disposer d’un dossier clair
• Valorisation des stocks et des travaux en cours

La liste n’est pas longue et cette préparation peut réduire les délais de manière significative.

Bon courage à tous et au plaisir de vous retrouver dans les prochains mois pour la revue de vos comptes !