Améliorez l’organisation de la clôture de vos comptes pour gagner en sérénité

Les évolutions technologiques, les attentes en informations de gestion dans des délais serrés et la mobilité des différents acteurs de l’entreprise nécessitent une organisation pour fiabiliser le processus de clôture des comptes.

Chaque collaborateur du service comptable et des autres fonctions, impliqué dans l’établissement des comptes, doit connaître les travaux à réaliser et les dates correspondantes.

Etablir un planning de clôture prévisionnel

Le planning de clôture constitue un tableau de bord pour sécuriser le déroulement des opérations de clôture et éviter ainsi des retards dans la préparation des comptes.

Il représente ainsi un outil d'organisation des travaux et reprend l’ensemble des éléments essentiels à la bonne gestion de la clôture :

• Les tâches à effectuer,
• Les personnes en charge des travaux ou de la communication des informations,
• La durée des travaux et les dates attendues pour un déroulement fluide des opérations
• Les personnes en charge du contrôle et de la validation des travaux.

Le planning de clôture est formalisé sur Excel et il est communiqué aux personnes concernées pour valider les dates d’échéance. Sur la base de ce planning prévisionnel, la répartition des travaux est ajustée et validée en s’assurant que les temps planifiés sont cohérents par rapport aux disponibilités des intervenants comptables et externes (direction générale, service juridique, fiscalistes, etc).

Ce planning a plusieurs fonctions et à titre d’exemple :

• La liste des tâches permet de connaître le programme de travail par personne
• La durée des travaux permet de contrôler la cohérence des temps journaliers
• La date de réalisation permet de programmer les travaux

Contrôler le respect du planning de clôture

Le planning est un outil de pilotage permettant de vérifier le déroulement des travaux et identifier rapidement les éventuelles difficultés. 

Une fois validé, le planning est utilisé en commun et son actualisation quotidienne est faite par chacun des participants au processus de clôture, avec des codes couleurs. 

A titre d’exemple, la ligne du planning est surlignée en jaune pour mentionner que les travaux ont été validés, en bleu lorsqu’ils sont en cours de validation. En fin de journée, les travaux prévus et non validés sont en surlignés en rouge par la personne en charge de la clôture et le planning est modifié pour ne pas compromettre le calendrier global.

Vous avez besoin de nos conseils pour améliorer votre organisation et fiabiliser et sereiniser la clôture de vos comptes ? Faîtes appel à ACOMTPEA pour une mission d'optimisation de l'organisation.